Règles administratives

ASSOCIATION DES RÉSIDENTS DU LAC ÉMERAUDE

NEQ 3365468472

« RÈGLES ADMINISTRATIVES

mise à jour le 29 juin 2013 en assemblée générale

Règles administratives

Table des matières

ARTICLE I – DEFINITION ET INTERPRÉTATION

1.1 Définitions
1.2 Définitions de la Loi
1.3 Interprétation du Règlement
ARTICLE II – SIÈGE SOCIAL
ARTICLE III – LES MEMBRES

3.1 Membre
3.2 Informations
3.3 Cotisation
3.4 Démission
3.5 Réintégration d’un membre démissionnaire
3.6 Droits et privilèges du membre
ARTICLE IV – ASSEMBLÉES DES MEMBRES

4.1 Assemblée annuelle
4.2 Assemblées spéciales

4.2.1 Convocation par le Conseil d’administration

4.2.2 Sur demande écrite
4.3 Avis de convocation

4.3.1 Avis des assemblées annuelles
4.3.2 Avis des assemblées spéciales
4.3.3 Omission de transmettre l’avis
4.4 Quorum

4.5 Permanence du quorum
4.6 Votation
4.7 Présidence de l’assemblée
4.8 Secrétaire de l’assemblée
4.9 Procédure d’assemblée
ARTICLE V – CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 Constitution

5.2 Élection
5.3 Durée du mandat
5.4 Réunions du Conseil d’administration

5.5 Avis de convocation
5.6 Quorum
5.7 Vote
5.8 Procédure
5.9 Vacance
5.10 Pouvoirs
5.11 Rémunération
ARTICLE VI – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1 Président
6.2 Secrétaire trésorier
ARTICLE VII – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

7.1 Exercice financier
7.2 Signatures
7.3 Contrats
7.4 Liquidité bancaire

7.5 Acquisition d’immeuble


ARTICLE VIII – MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT

8.1 Modifications
8.2 Dissolution
8.3 Location de chalet
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ARTICLE I – DEFINITION ET INTERPRÉTATION

1.1 Définitions
À moins d’une disposition express au contraire, dans ce Règlement :

  1. a) « Loi » : désigne la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38) et tout amendement subséquent;
  2. b) « Association » : désigne l’Association des résidents du lac Émeraude;
  3. c) « Registraire » : désigne l’autorité gouvernementale (registraire des entreprises du Québec) chargée de réglementer les entreprises, les personnes et les associations faisant des affaires au Québec;

1.2 Définitions de la Loi
Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s’appliquent aux dispositions de ce Règlement.

1.3 Interprétation du Règlement
L’interprétation du Règlement relève du Conseil d’administration.

 

ARTICLE II – SIÈGE SOCIAL
Le siège social de la corporation est situé dans le district judiciaire de Québec. L’Association peut, dans les limites du lieu indiqué dans ses statuts, changer l’adresse de son siège social par résolution du Conseil d’administration et en donnant avis du changement d’adresse au registraire.

 

ARTICLE III – LES MEMBRES

3.1 Membre
Peut devenir membre toute personne qui est propriétaire d’un lot en périphérie du lac Émeraude et qui a payé sa cotisation.

3.2 Informations
Le membre s’engage à fournir à l’Association les informations suivantes : nom, adresses, numéro de téléphone, adresse courriel.

3.3 Cotisation
Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le Conseil d’administration et est payable aux conditions établies par celui-ci. Toute modification au montant de la cotisation sera proposée par le Conseil d’administration aux membres réunis en assemblée générale annuelle qui seront appelés à voter sur cette proposition. La cotisation des membres couvre l’année financière de l’Association

3.4 Démission
Un membre qui désire démissionner doit transmettre sa décision par écrit au Président de l’Association.

3.5 Réintégration d’un membre démissionnaire
Un membre démissionnaire peut être réintégré en tout temps, en adressant sa demande par écrit au président de l’Association et en acquittant sa cotisation pour l’année en cours si ce n’est déjà fait.

3.6 Droits et privilèges du membre
Le membre en règle jouit de tous les droits et privilèges conférés par les statuts et le règlement de l’Association. Seuls les membres en règle ont le droit d’assister aux assemblées des membres de l’Association et de voter.

 

ARTICLE IV – ASSEMBLÉES DES MEMBRES

4.1 Assemblée annuelle
L’assemblée générale annuelle est tenue dans les délais prévus par la Loi à l’endroit, à la date et à l’heure déterminés par résolution du Conseil d’administration. L’assemblée annuelle est tenue de façon statutaire dans le but de recevoir les états financiers, d’informer et élire les administrateurs.

4.2 Assemblées spéciales

4.2.1 Convocation par le Conseil d’administration

Une assemblée spéciale peut être convoquée par le Conseil d’administration au besoin, à l’endroit, à la date et à l’heure déterminée par résolution du Conseil d’administration.

4.2.2 Sur demande écrite
Le Conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur réception d’une demande écrite, signée par au moins dix (10) membres, spécifiant le but et les objets d’une telle assemblée. Cette assemblée doit être tenue dans les 30 jours de la réception de la demande, à la date et à l’heure déterminées par résolution du Conseil d’administration.

4.3 Avis de convocation

4.3.1 Avis des assemblées annuelles
Un avis écrit est transmis par la poste à chacun des membres à leur dernière adresse connue au moins 15 jours à l’avance. Le Conseil d’administration peut remplacer l’avis écrit par un autre moyen de communication rejoignant le plus grand nombre possible de membres. Cet avis mentionne le lieu, la date et l’heure ainsi que l’ordre du jour de la réunion. La non réception d’un avis par un membre n’invalidera pas l’assemblée.

4.3.2 Avis des assemblées spéciales
Tout avis de convocation à une assemblée spéciale mentionne le lieu, la date, l’heure et les sujets à l’ordre du jour de l’assemblée. L’avis doit mentionner précisément les objets de l’assemblée et l’ordre du jour inscrit dans l’avis de convocation ne peut être réduit ou augmenté. Le délai de convocation doit être de 7 jours.

4.3.3 Omission de transmettre l’avis
L’omission involontaire de transmettre un avis d’assemblée, ou le fait qu’un membre ne l’ait pas reçu n’invalide de ce fait aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à cette assemblée.

4.4 Quorum

4.4.1 Le quorum à l’assemblée générale annuelle est constitué des membres présents.

4.4.2 Le quorum aux assemblées spéciales convoquées par le conseil d’administration est de dix (10) membres en règle.

4.5 Permanence du quorum
Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, l’assemblée peut validement être tenue malgré le fait que le quorum ne soit pas maintenu en tout temps pendant le cours de l’assemblée.

4.6 Votation
Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix des membres présents à moins de spécifications contraires prévues à la Loi et au règlement. Le vote se prend à main levée à moins que le scrutin secret ne soit réclamé par la majorité des membres présents. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme deux (2) scrutateurs, avec pour fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler les résultats du vote et de les communiquer au président d’assemblée.

4.7 Présidence de l’assemblée
Le président de l’Association ou à défaut toute personne désignée par l’assemblée générale des membres préside l’assemblée des membres.

4.8 Secrétaire de l’assemblée
Le secrétaire trésorier de l’Association ou à défaut toute personne désignée par l’assemblée générale des membres agit à titre de secrétaire de l’assemblée des membres.

4.9 Procédure d’assemblée
Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports.

 

ARTICLE V – CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 Constitution 

Le Conseil d’administration se compose de :

  • le président;
    • le secrétaire trésorier;
    • des directeurs.

5.2 Élection
Lors de l’assemblée générale, s’il y a un poste vacant ou si de nouvelles personnes expriment le désir de faire partie du comité, il y aura un vote.

5.3 Durée du mandat
Le comité élu aura la commande et la gestion des affaires de l’Association pour une période de deux ans. Chaque membre du comité peut être réélu.

5.4 Réunions du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration élu siège au moins deux (2) fois par année ou aussi souvent que nécessaire, sur convocation du Président ou du Secrétaire trésorier. Tout membre du comité élu doit assister aux réunions

5.5 Avis de convocation
Le délai de convocation à toute assemblée du Conseil d’administration de l’Association est de sept (7) jours ouvrables au moins avant la tenue de l’assemblée. L’ordre du jour doit être envoyé aux membres dans ce délai.

5.6 Quorum
Le quorum est de trois (3) administrateurs.

5.7 Vote
Les décisions du Conseil d’administration sont prises à la majorité simple des voix des administrateurs présents. Le vote est pris à main levée sauf si un administrateur demande le vote au scrutin secret. En cas d’égalité des voix, le président peut exercer un vote prépondérant.

5.8 Procédure
Le président ou, en son absence, le secrétaire trésorier, doit présider toute assemblée du Conseil d’administration.

5.9 Vacance
S’il existe un poste vacant au Conseil d’administration, le président peut le combler.

5.10 Pouvoirs
Le Conseil d’administration administre les affaires de l’Association dans la poursuite de ses objectifs et passe, en son nom, tous les contrats que l’Association peut valablement passer d’une façon générale, il exerce tous les autres pouvoirs et pose tous les autres actes que l’Association est autorisée à exercer et à poser en vertu de ses statuts, de la Loi ou à quelque autre titre que ce soit.

5.11 Rémunération
Aucun membre du Conseil d’administration ne sera autorisé à recevoir un salaire ou une compensation de l’Association. Cependant, les dépenses faites avec l’autorisation du Président seront remboursées sur présentation de pièces justificatives.

 

ARTICLE VI – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1 Président
Le Président présidera toutes les réunions de son conseil ainsi que l’assemblée annuelle des membres. Il présentera lors de chaque assemblée annuelle des membres, un rapport du travail du ou des comités. Il nommera tous les comités, provisoires ou permanents. Il s’assurera que tous les livres, rapports et certificats requis par la loi soient correctement gardés ou classés. Le président produira annuellement les déclarations de revenus de l’Association au niveau fédéral et provincial

6.2 Secrétaire trésorier
Le Secrétaire trésorier aura le soin et la garde de tous les biens et argents appartenant à l’Association et sera responsable de tels argents ou valeurs. Il déposera à une banque régulière d’affaires tout l’argent de l’Association sauf pour affaires courantes, il conservera une petite caisse de cent dollars (100$) maximum. Il produira annuellement, ou sur demande du Président un compte rendu écrit des finances de l’Association et ce rapport sera physiquement déposé à la réunion annuelle des membres.

 

ARTICLE VII – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

7.1 Exercice financier
L’exercice financier de l’Association se termine le 31 mars de chaque année ou à toute autre date fixée par le Conseil d’administration.

7.2 Signatures
Tous les chèques sont signés par le président et le secrétaire trésorier.

7.3 Contrats
Chaque contrat et autres documents requérant la signature de l’Association sont au préalable approuvés par résolution du Conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et le secrétaire trésorier.

7.4 Liquidité bancaire

L’argent de l’Association placé dans une institution financière est considéré fond de prévoyance, ce fond ne doit excéder $10,000. La cotisation annuelle sera ajustée en conséquence. Conservation d’environ 1500$ dans le compte de la Caisse Desjardins de l’ouest de Portneuf, l’excédent est placé dans un compte d’épargne à intérêt quotidien d’une institution financière.

7.5 Acquisition d’immeuble

L’acquisition de biens immeubles doit faire l’objet d’une autorisation antérieure par les membres en règle lors d’une réunion annuelle ou spéciale.

Le Conseil d’administration agissant pour l’Association a le pouvoir d’acheter ou acquérir autrement tous biens immeubles.

 

ARTICLE VIII – MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT

8.1 Modifications
Le Conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent Règlement. Le Règlement ainsi adopté par le Conseil d’administration a d’effet seulement jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres et, à défaut d’y être sanctionné, il cesse d’être en vigueur à partir de ce moment. La sanction des membres requiert la majorité simple du vote, à moins de disposition contraire de la Loi

8.2 Dissolution
Advenant la dissolution de l’Association, le 
Conseil d’administration convoque une assemblée spéciale pour proposer les modalités de dissolution qui seront appelés à être votées par les membres présents.

8.3 Location de chalet
Il serait préférable d’aviser vos voisins et l’Association. Le propriétaire demeure toutefois membre de l’Association et conserve son droit de vote aux assemblées, à moins de donner à son locataire un mandat à cet effet. Le locataire est également lié à tous les règlements de l’Association

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