*** Consultation auprès des membres jusqu’au 31 août 2020 : Merci de nous faire part de vos commentaires ou suggestions dans la section commentaires ci-dessous ou par courriel à info@lelacemeraude.com***

Les règles administratives ont été approuvées par les membres de l’Association lors de l’assemblée générale annuelle le 29 juin 2013.

Votre CA propose une importante mise à jour, dont voici les principaux changements :

Le résultat des nouvelles règles administratives proposées et lien vers le document en format Word : ARLÉ-CA-Règles_administratives_2020-v09-AGA

Le texte en italique et souligné indique qu’il s’agit d’un ajout.

➢ Remplacement du terme « membre » pour « administrateur » dans les articles V, VI et VII, afin de ne pas confondre avec les membres de l’Association;
➢ Remplacement du terme « règlement » pour « règles administratives » dans tout le texte, afin de ne pas confondre avec les règlements du lac;
➢ Remplacement « membre en règle » pour « membre » dans tout le texte, la notion de « membre » est clairement définie au point 3.1;
➢ Le rôle de Secrétaire-trésorier est scindé en deux rôles distincts au sein du Conseil d’administration, soient ceux de Secrétaire et de Trésorier.

ARTICLE III – LES MEMBRES

1. Au point 3.2 Informations, ajout de texte:
   Le membre s’engage à fournir à l’Association les informations suivantes : nom, adresse, numéro de téléphone et une adresse courriel valide pour les communications officielles de l’Association.
2. Au point 3.4 Démission, modification du paragraphe:
   Un membre cesse d’appartenir à l’Association s’il transmet qui désire démissionner doit transmettre sa décision par écrit courriel au président ou à un administrateur du Conseil d’administration de l’Association.
3. Au point 3.5 Réintégration d’un membre démissionnaire, modification du paragraphe:
   Un membre démissionnaire peut être réintégré en tout temps, en adressant sa demande par écrit courriel au président ou à un administrateur du Conseil d’administration de l’Association.
4. Ajout du point 3.7 Devoirs et responsabilités des membres
   Les membres adhèrent à l’Association parce qu’ils sont intéressés ou concernées par les buts poursuivis par celle-ci.  Les principaux devoirs et responsabilités des membres sont :
   1. De respecter, surveiller et promouvoir l’application des règles que se donne l’Association visant le bien-être des résidents du lac Émeraude à travers le respect de l’environnement, tant auprès de sa famille, ses invités ou ses locataires;
   2. De s’assurer que les gestes qu’ils posent sont conformes à la préservation et au respect de l’environnement;
   3. D’assister aux assemblées générales annuelles et extraordinaires auxquelles ils sont convoqués afin de contribuer aux processus décisionnels;
   4. De participer aux activités organisées par leur association, dans la mesure du possible;
   5. De signaler tout changement d’adresse, téléphone ou d’adresse courriel utilisée pour les communications officielles de l’Association.
   6. Location de chalet : En tout temps, le membre demeure responsable de ses locataires et ces derniers sont également liés à toutes les règles administratives de l’Association ainsi qu’aux règlements du Lac. Le membre qui loue son chalet doit informer ses locataires qu’ils sont tenus de les respecter.
5. Ajout du point 3.8 Communications officielles par courriel
   Rejoignant le plus grand nombre possible de membres, le conseil d’administration préconise l’utilisation exclusive du courriel comme moyen de communication officiel pour les affaires de l’Association. L’information peut aussi être disponible sur le site web de l’Association.

ARTICLE IV – ASSEMBLÉES DES MEMBRES

1. Au point 4.3.1 Avis des assemblées annuelles, modification du paragraphe:
   Un avis écrit est transmis par la poste courriel à chacun des membres à leur dernière adresse courriel  connue valide au moins 15 jours à l’avance. Le conseil d’administration peut remplacer aussi publier l’avis écrit sur le site internet de l’Association par un autre moyen de communication rejoignant le plus grand nombre possible de membres. Cet avis mentionne le lieu, la date et l’heure ainsi que l’ordre du jour de la réunion. La non-réception d’un avis par un membre n’invalide pas l’assemblée
2. Au point 4.4.1, Quorum à l’assemblée générale annuelle, modification du texte:
   Le quorum à l’assemblée générale annuelle est constitué des membres présents est constitué de dix (10) membres en règle.
3. Au point 4.4.2, Quorum aux assemblées spéciales, modification du texte:
   Le quorum aux assemblées spéciales convoquées par le conseil d’administration est constitué de dix (10) membres en règle.
4. Au point 4.8, Secrétaire de l’assemblée, modification du texte:
   Le secrétaire trésorier de l’Association…

ARTICLE V – CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Au point 5.1 Constitution, remplacement du texte:

• Le Conseil d’administration se compose de :
  Le président;
  le secrétaire trésorier;
• des directeurs.
• L’Association est dirigée par un conseil d’administration composé de trois (3) à neuf (9) administrateurs. Les postes d’administrateurs sont répartis comme suit :
  • un président,
  • un secrétaire,
  • un trésorier,
  • aucun à six (6) directeurs.

1. Au point 5.2 Élection, remplacement du paragraphe:
   Lors de l’assemblée générale, s’il y a un poste vacant ou si de nouvelles personnes expriment le désir de faire partie du comité, il y aura un vote.
   Les administrateurs sont élus par les membres, à la majorité simple des voix, lors de l’assemblée générale ou spéciale. Hormis le poste de président qui est nommé lors d’une assemblée des membres, les autres postes sont répartis entre les administrateurs élus.
   Une personne doit consentir à être administrateur de l’Association. La personne qui est proposée comme administrateur et qui est présente à l’assemblée lorsque l’élection ou la nomination a lieu, consent à servir en tant qu’administrateur, à moins qu’elle ne refuse. Cependant, si elle n’est pas présente à l’assemblée, elle doit      consentir à son élection par courriel avant cette assemblée ou dans les 10 jours après cette assemblée, sans quoi elle est reconnue avoir refusé.
2. Au point 5.4 Réunions du conseil d’administration, modification du texte:

Le conseil d’administration élu siège au moins deux (2) fois par année ou aussi souvent que nécessaire, sur convocation du président ou du secrétaire trésorier. Tout membre du conseil élu doit assister aux réunions, ou dans l’impossibilité d’y assister, de faire un suivi par écrit sur les éléments inscrits à l’ordre du jour.

1. Au point 5.6 Quorum, modification du texte:
   Le quorum est de trois(3) administrateurs l’entier de cinquante pourcents plus un (50% + 1) administrateurs.
2. Au point 5.8 Procédure, modification du texte:
   Le président ou, en son absence, le secrétaire trésorier doit, tout autre administrateur peut présider toute assemblée du conseil d’administration.
3. Changement de titre du point 5.9 et modification du texte:
   5.9 Vacance Poste d’administrateur vacant:
   S’il existe un poste vacant au conseil d’administration, le président peut le combler. les administrateurs peuvent désigner un membre actif de l’Association pour combler la vacance pour la durée non écoulée du mandat, ou jusqu’à la prochaine élection.
4. Au point 5.10 Pouvoirs, ajout d’une phrase à la suite du paragraphe:
   Le conseil d’administration peut créer des comités, dont il définit le mandat, désigne les responsables et en approuve la composition après consultation des intéressés.
5. Au point 5.11 Rémunération, ajout et modification du texte:
   Les administrateurs de l’Association sont bénévoles. Aucun administrateur du conseil d’administration n’est       autorisé à recevoir un salaire ou une compensation de l’Association. Cependant, les dépenses faites avec l’autorisation du Président conseil d’administration seront remboursées sur présentation de pièces justificatives.

ARTICLE VI – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Changement de titre de l’ARTICLE VI:
   ARTICLE VI – RÉUNIONS LES ADMINISTRATEURS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
2. Au point 6.1 Président, rédaction du texte au présent au lieu du futur et modification du texte:
   Le président préside toutes les réunions de son conseil ainsi que l’assemblée annuelle des membres, dirige les destinées de l’Association en étroite collaboration avec les administrateurs, en est le porte-parole principal et la représente en toutes circonstances. Il présente lors de chaque assemblée annuelle des membres, un rapport annuel des principales activités du conseil d’administration et des comités. du travail du ou des comités. Il nommera tous les comités, provisoires ou permanents. Il s’assure que tous les livres, rapports et certificats requis par la Loi       soient correctement produits, gardés ou classés. Le président valide produit annuellement les déclarations de revenus de l’Association au niveau fédéral et provincial.
3. Ajout du point 6.2 Secrétaire
   Le secrétaire veille à la conformité et au classement des documents de gouvernance de l’Association.  À cet effet, il prépare les ordres du jour des assemblées générales et spéciales, rédige les procès-verbaux, les ordres du jour des réunions du conseil d’administration, en rédige les comptes-rendus, et met à jour le registre des décisions et de points de suivis. Il remplit toute autre fonction que lui confie le conseil d’administration.
4. Changement de titre du point 6.3, rédaction du texte au présent au lieu du futur et ajout de deux phrases à la fin du paragraphe:
   6.3 Secrétaire Trésorier
   Le Secrétaire trésorier a le soin et la garde de tous les biens et argents appartenant à l’Association et est responsable de tels argents ou valeurs. Il dépose à une banque régulière d’affaires tout l’argent de l’Association sauf pour affaires courantes, il conserve une petite caisse de cent dollars (100$) maximum. Il produit annuellement, ou sur demande du président un compte rendu écrit des finances de l’Association et ce rapport est physiquement déposé à la réunion annuelle des membres. Le trésorier produit annuellement les déclarations de revenus de l’Association au niveau fédéral et provincial. Il remplit tout autre fonction que lui confie le conseil d’administration.
5. Ajout du point 6.4 Directeurs
   1. Les directeurs sont porteurs de dossiers de l’Association et répondants auprès des différents comités, ils remplissent toutes fonctions que leur confie le conseil d’administration.

ARTICLE VII – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

1. Au point 7.2 Signatures, modification du texte:
   Tous les chèques sont signés par le président et le secrétaire trésorier.
   Deux (2) signatures sont requises sur les effets bancaires de l’Association. Trois (3) administrateurs sont autorisés à signer, soient le président, le trésorier et un autre administrateur désigné par le conseil d’administration.
2. Au point 7.3 Contrats, modification du texte:
   Chaque contrat et autres documents requérant la signature de l’Association sont aux préalables approuvés par résolution du conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et le secrétaire trésorier deux (2) des trois (3) signataires autorisés.
3. Changement de titre du point 7.4 et modification du texte :
   7.4 Liquidité bancaire Fond de prévoyance
   1. L’argent de l’Association placé dans une institution financière est considéré fond de prévoyance, fond d’environ de $10,000. La cotisation annuelle sera ajustée en conséquence.  Une partie de ce fond pourra être utilisée pour des projets spéciaux autorisés par les membres lors des assemblées générales ou spéciales.
4. Le point 7.5 est supprimé:
   1. 7.5 Acquisition d’immeuble
   2. L’acquisition de biens immeubles doit faire l’objet d’une autorisation antérieure par les membres en règle lors d’une réunion annuelle ou spéciale.
   3. Le Conseil d’administration agissant pour l’Association a le pouvoir d’acheter ou acquérir autrement tous biens immeubles.
5. Le point 7.6 est supprimé:
   7.6 Liquidité bancaire
   1. Conservation d’environ 1500$ dans le compte de la Caisse Desjardins de l’ouest de Portneuf, l’excédent est placé dans un compte d’épargne à intérêt quotidien d’une institution financière.

ARTICLE VIII – MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT

1. Le point 8.3 est supprimé, ce sujet a été ajouté au point 3.7 Devoirs et responsabilités des membres
   8.3 Location de chalet
   Il serait préférable d’aviser vos voisins et l’Association. Le propriétaire demeure toutefois membre de l’Association et conserve son droit de vote aux assemblées, à moins de donner à son locataire un mandat à cet effet. Le locataire est également lié à tous les règlements de l’Association.